Anlegen von Tasks
Eine neue Task (=Aufgabe) anzulegen, ist sehr einfach. Im häufigsten Fall genügen vier Angaben: "WAS soll WO und WANN durch WEN erledigt werden?"
Die Eingabe wurde weitgehend formlos gestaltet, so dass Sie entsprechend einfach und schnell erfolgen kann.
Meist genügen wenige Worte, um einen Standardaufgabe zu beschreiben. Dann reicht es, das Feld 'Titel' auszufüllen. Sind mehr Angaben notwendig, steht das zusätzliches Feld 'Beschreibung' zur Verfügung, in das alle weiteren Angaben eingetragen werden können.
Im Feld 'Ort' wird der Arbeitsort eingetragen. Am einfachsten ist es zunächst den Ortsnamen, dann ein Komma und anschliessend den Strassennamen und die Nummer einzugeben. Eine komplette Eingabe könnte dann etwa so aussehen: "Karlsruhe, Kaiserstrasse 111".
Das weitere Vorgehen hängt davon ab, ob die Terminvereinbarung direkt erfolgen soll oder auf einen späteren Zeitpunkt verschoben wird. Die folgenden beiden Kapitel beschreiben die jeweilige Vorgehensweise:
Aufnehmen Terminwunsch
Tragen Sie zunächst im Feld Termin das gewünschte Datum und die gewünschte Uhrzeit ein, dann vermerken Sie im Feld Bearbeiter, welche Qualifikation von Mitarbeiter Sie einsetzen möchten. Wenn Sie z.B. Standardprofile wie 'E' (für 'Elektriker') oder 'G' (für Mitarbeiter im Bereich Gas) angelegt haben, können Sie später bei der Einplanung genau sehen, welche Qualifikationen Sie wann benötigen.
Wenn Sie den Termin nicht direkt vereinbaren, ist es sinnvoll zusätzlich eine Telefonnummer o.ä. aufzunehmen (Feld 'Beschreibung'), um später den Termin zu bestätigen.
Vereinbaren Termin
Möchten Sie sofort den konkreten Termin vereinbaren, so tragen sie zunächst ebenfalls einen Wunschtermin ein und klicken danach auf das Symbol
am Ende der Zeile. Die Maske wird dann erweitert um eine Anzeige aller Mitarbeiter und deren bisherige Verplanung. Dazu wird eine bildschirmgeeignete, komprimierte Darstellung eines Gantt-Diagramms gewählt.
So sieht man typischerweise auf den ersten Blick einerseits die aktuelle Auslastung, andrerseits die freien Kapazitäten und kann direkt konkrete Mitarbeiter/Ressourcen (z.B. Fahrzeuge) zuordnen und so den gesamten Planungsvorgang sofort abschliessen.
